Вопрос-ответ

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда Российской Федерации?

Документы Архивного фонда Российской Федерации могут храниться в архиве негосударственной организации:

- временно - если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

- постоянно - если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" ст. 6 п. 7, ст. 10 ч. 3, ст. 11.

Что делать с документами по личному составу уволенных работников?

Организации обязаны хранить документы по личному составу.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

После установленного срока хранения документы подвергаются экспертизе ценности; по ее результатам они могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" ст. 22¹, ст. 23 ч. 10.

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации?

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" ст. 23 ч. 10.

До приватизации организация являлась источником комплектования государственного архива. Является ли ее правопреемник источником комплектования?

Негосударственная организация не может автоматически остаться источником комплектования государственного или муниципального архива. Находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности предшественника негосударственной организации, должны быть переданы ею на постоянное хранение в соответствующий архив. В соответствии с федеральным архивным законодательством негосударственная организация вправе заключить договор с государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук о передаче на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" ст. 18 ч.4, ст. 21 ч. 3.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архива?

Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 21 ч. 3.

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации и какими перечнями необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов?

При определении сроков хранения своих архивных документов необходимо руководствоваться кодексами и федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, а также специальными перечнями:

- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива 20 декабря 2019 № 236;

- перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 № 142;

- отраслевым перечнем по профилю организации.

Основание: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" ст. 21¹

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения?

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела; судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;

- документы выборных органов и их постоянных комиссий;

-  депутатских групп, которые группируются за период созыва;

- документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год;

- документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона;

- дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

- лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов. Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Основание: Пункт 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526.

Нужно ли утверждать номенклатуру дел каждый год и в какие сроки?

Номенклатура дел составляется на предстоящий календарный год в последнем квартале текущего года, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Если в течение года в организации создается новое структурное подразделение, ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения и передать ее в службу делопроизводства для последующего представления на утверждение и включения в состав сводной номенклатуры дел.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Основание: Пункт 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях,  утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526,  методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, 2016г.

Что такое ДМН в номенклатуре дел?

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года.

Основание: Пункт 4.6. Инструкции по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Какие дела в номенклатуре считаются переходящими?

«Переходящими» называют заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года (как говорили, «дела, незаконченные делопроизводством»). Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации на следующий год, т. е. «перейти» в новую номенклатуру с теми же индексами.

Основание:  Пункты 6.22, 6.23 Правил делопроизводства в государственных органах,  органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 № 71.

Как уничтожить или утилизировать бухгалтерские документы?

Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены. Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Основание: Пункты 4.6 – 4.13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526.